Работать с таблицами в программе ворд. Введение в специальность

12.1 Теоретические сведения

Таблица документа Microsoft Word состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать цифры, текст, рисунки и используются для упорядочения и представления данных, позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

Создание новой таблицы в Microsoft Word можно осуществить тремя способами: вставить; нарисовать; создать на основе существующих данных (текста, чисел).

Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами создания таблиц в Microsoft Word , методами их редактирования и форматирования, а также ознакомиться с операциями ввода, редактирования и форматирования текста в таблицах. Кроме того, необходимо ознакомиться со способами вычислений в таблицах в Microsoft Word .

12.2 Цель работы

Приобретение практических навыков работы с таблицами Microsoft Word

12.3 Постановка задачи

12.3.1 В документе Microsoft Word создайте таблицу расходов коммерческой фирмы в соответствии с рисунком Рис. 12.1. Заполните столбцы и строки соответствующими формулами: первый столбец "Всего" - сумма значений за первый квартал, второй столбец "Всего" - сумма значений за второй квартал, столбец "Всего за полугодие" - сумма за первый и второй квартал, строка "Всего" - ежемесячная сумма всех статей расходов.

Рис. 12.1

12.4 Пошаговое выполнение работы

12.4.1 Включите ПК

Нажмите кнопку Power на системном блоке ПК.

12.4.2 Запустите Microsoft Word

12.4.2.1 Запустите Microsoft Word, используя команду Главного меню.

После полной загрузки ОС запустите Microsoft Word, щелкнув на кнопке Пуск и выбрав в главном меню команду Программы/Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003 . В результате откроется окно приложения "Документ 1 - Microsoft Word ", в котором отображается пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный.

12.4.2.2 Установите параметры страницы документа Microsoft Word.

Установите следующие параметры страницы: размер бумаги - А4 (ширина - 21 см, высота - 29,7 см), поля (верхнее - 1,5 см; нижнее - 1,5 см; левое - 0,7 см; правое - 0,7 см).

12.4.3 Создайте таблицу расходов коммерческой фирмы в соответствии с Рис. 12.1.

Для создания таблицы в документе Microsoft Word выполните следующие действия:

выберите команду Таблица/Вставить/Таблица ;
в открывшемся окне диалога установите размеры таблицы: число столбцов - 10, число строк - 10;
объедините соответствующие ячейки: A1-A2, B1-C1-D1, E1-E2, F1-G1-H1, I1-I2, J1-J2, используя команду Таблица/Объединить ячейки;
заполните таблицу в соответствии с рисунком 12.1;
заголовок таблицы выровняйте Посередине по центру, столбец "Статьи расхода" выровняйте по Левому краю, а числовые данные выровняйте по Правому краю.

Для выравнивания содержимого ячеек таблицы используйте команды панели инструментов Таблицы и границы.

12.4.4 Введите формулы вычислений в таблицу

12.4.4.1 Введите формулы вычислений суммы всех ячеек слева от заданной ячейки в столбец "Всего" за первый квартал.

Для ввода требуемой формулы установите курсор в ячейку E3 и выполните команду меню "Таблица/Формула...". В раскрывшемся окне диалога вставьте функцию =SUM() в строку "Формула" и введите аргумент функции LEFT [получите формулу с аргументом =SUM(LEFT)], выберите формат числа # ##0,00.

12.4.4.2 Введите формулы вычислений суммы диапазона ячеек в столбец "Всего" за второй квартал

Для ввода этой формулы установите курсор в ячейку I3 и выполните команду меню "Таблица/Формула...". В раскрывшемся окне диалога вставьте функцию =SUM() в строку формула и введите аргумент функции F3:H3 [получите формулу с аргументом =SUM(F3:H3)], выберите формат числа # ##0,00.

12.4.4.3 Введите формулы вычислений суммы заданных ячеек в столбец "Всего за полугодие"

Для ввода необходимой формулы установите курсор в ячейку J3 и выполните команду меню "Таблица/Формула...". В раскрывшемся окне диалога вставьте функцию =SUM() в строку формула и введите аргумент функции E3;I3 [получите формулу с аргументом =SUM(E3;I3)], выберите формат числа # ##0,00.

12.4.4.4 Введите формулы вычислений суммы всех ячеек, расположенных выше заданной ячейки, в строку "Всего"

Для ввода данной формулы установите курсор в ячейку B10 (затем в остальные ячейки С10 - J10) и выполните команду меню "Таблица/Формула...". В раскрывшемся окне диалога вставьте функцию =SUM() в строку формула и введите аргумент функции ABOVE [получите формулу с аргументом =SUM(ABOVE)], выберите формат числа # ##0,00.

12.4.5 Форматирование таблицы

12.4.5.1 Измените цвет заливки заголовка (шапки) таблицы.

Для изменения цвета заливки заголовка таблицы выделите ячейки и выполните команду меню "Формат"/"Границы и заливка...". В раскрывшемся окне диалога на вкладке Заливка выберите необходимый цвет и щелкните ОК.

12.4.5.2 Измените цвет строки и столбцов "Всего"

Для этого выделите несмежные ячейки и выполните команду меню "Формат"/"Границы и заливка...". В раскрывшемся окне диалога на вкладке Заливка выберите необходимый цвет и щелкните ОК.

12.4.5.3 Установите толщину линии всех границ равную "1пт."

Выполните следующие действия:

выделите таблицу;
выполните команду меню "Формат"/"Границы и заливка..." и на закладке Граница выберите Тип - все, установите Ширина - 1 пт. и щелкните на кнопке ОК.

12.4.6 Сохраните таблицу на диске A:

Для сохранения документа Microsoft Word , содержащего таблицу, на диске A: выполните:

установите флоппи-диск в накопитель для гибких магнитных дисков;
выполните команду "Файл/Сохранить как";
в раскрывшемся окне диалога "Сохранение документа" в раскрывающемся списке Папка выберите диск А:;
в поле Тип файла выберите значение - Документ Word;
в поле Имя файла введите имя "Таблица_1" и нажмите кнопку Сохранить.

12.4.7 Удалите ячейку, строку и столбец таблицы и восстановите их

Выделите и удалите командой Таблица/Удалить (Ячейки, Столбцы, Строки) любую ячейку, затем строку и столбец. Восстановите удаленные элементы таблицы.

12.4.8 Добавьте строку и столбец в таблицу

Добавьте строку Дополнительные расходы после строки Эксплуатационные расходы, введите в ячейки произвольные данные и соответствующие формулы.

12.4.9 Пересчитайте все расчетные поля таблицы

Для пересчета всех расчетных полей таблицы выделите всю таблицу и нажмите функциональную клавишу F9.

12.4.10 Удалите строку и столбец таблицы

Удалите строку "Командировки" и обновите поля.

12.4.11 Завершение работы

Сообщите преподавателю о выполненной работе. После разрешения на завершение работы закройте прикладную программу Microsoft Word , после чего можете извлечь гибкий диск из дисковода. Затем можете приступить к сдаче тестов по выполненной работе.

Предвзятое отношение к таблицам имеет свои глубокие корни. Чего греха таить, дюжину лет назад таблицы в не могли похвастаться удобством из-за несовершенства программы в целом. Но с тех пор прошло много времени. Microsoft прекрасно поработала над своими ошибками и сделала всё возможное для удобства пользователей. Жаль, конечно, что многие из тех самых пользователей об этом не знают и до сих пор работают в 2003-й редакции офисного пакета. Историю про ёжиков и кактусы не напоминает? :)

Всем застрявшим в прошлом просто по-человечески рекомендую обновиться как минимум до 2013-й версии Microsoft Office, а лучше - сразу до свежей, 2016-й. Поверьте, вам только кажется, что вы работаете в ставшей классикой среде, на самом деле она уже давно поросла мхом и плесенью.

Используйте шаблоны

Офисные будни полны , в том числе и таблиц. Берём одну электронную бумажку, вырезаем её часть, вставляем в новый документ и правим детали. Хорошая методика, но, как мне кажется, работа с шаблонами немного проще и быстрее. К слову, в самом Word шаблоны величают экспресс-таблицами.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».

Здесь вы найдёте несколько вполне полезных вариантов и, что самое главное, сможете сохранить в качестве шаблона любую другую таблицу или её фрагмент, в том числе и собственного производства.

Рисуйте таблицы

Помните медведя, который в детстве прошёлся по вашим ушам и рукам в безудержном цыганском танце? Именно с тех пор вы не любите пение и кисточки и именно с тех пор вы упорно игнорируете опцию «Нарисовать таблицу» в Word. Встряхнись, взрослый человек! Пора подавить мохнатое чудовище! Это проще, чем кажется.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к пункту «Нарисовать таблицу».

И не бойтесь совершить промах: под рукой всегда найдётся ластик. Порой карандаш и стиралка существенно упрощают создание сложных таблиц с мелкими элементами.

Вставляйте строки и столбцы быстро

Начиная с Word 2013 добавление строк и столбцов из зубодробительной пытки превратилось в увлекательную забаву. Не подумайте, архаичные «Вставить столбцы слева/справа» и «Вставить строки сверху/снизу» никуда не делись, но о них теперь можно забыть.

Наведите курсор на пространство между строками или столбцами за пределами таблицы и нажмите на появившийся плюс.

В будущем хотелось бы видеть что-то похожее и для функции удаления.

Применяйте линейку

У каждого человека есть любимые и отталкивающие цифры, которые он без разбору использует или избегает в своей жизни. Даже в параметрах своих таблиц. Знаю таких. :)

Если вы привыкли точно выставлять значения отступов, ширину и высоту ячеек через свойства таблицы, попробуйте альтернативу - линейку.

Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.

Такой же трюк можно провернуть и с маркерами отступов и выступов. Наведите на них курсор и зажмите всё ту же клавишу Alt.

Используйте горячие клавиши

Будь я разработчиком программного обеспечения, я бы нарёк горячие клавиши душевными кнопками. Ведь порой так и хочется обняться с ноутбуком только потому, что они есть. Что же касается таблиц Word, я наиболее часто использую тройку комбинаций:

Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.

Преобразуйте текст в таблицу

Немного магии, которой можно прихвастнуть на глазах у изумлённой публики. Вместо того чтобы создавать таблицы привычным способом, попробуйте парочку других, более изощрённых, вариантов:

Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.
Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.

Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Обратите внимание на вспомогательные параметры: качество преобразования зависит от них напрямую.

Контролируйте размеры ячеек

Хочешь узнать человека, подкинь ему таблицу с текстом-самодуром. Немного свободная интерпретация известного мнения, конечно, но бьёт в точку. Только взгляните на скриншот, а точнее на первую колонку и слово «филологический» - безобразное бельмо.

По моим наблюдениям, в таких случаях люди сначала неприлично выражаются, а затем прибегают к не самому оптимальному выходу - уменьшают размер шрифта. Но лучше вместить текст другим путём.

Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».

Word поднатужится и вернёт убежавшую букву на место, а в мире снова воцарится мир. К слову, для наглядности «вписанный» текст будет подчёркиваться голубой линией.

А ещё, бывает, позаимствуешь чью-то таблицу и довольно напеваешь себе под нос: «Только ты, рыба моей мечты»! Хорошая работа чужими руками! Начинаешь заливать её своими данными, и тут происходит неконтролируемая чертовщина: одни столбцы расползаются за счёт похудения других. Голова отрезвляется, и реальность перестаёт радовать. Как быть?

Шутки шутками, но случается, что вам присылают таблицу строгого формата, с которой нельзя оплошать. Как минимум не поленитесь отправить её обратно с прежними размерами. Так получатель увидит то, что ожидает увидеть. А для этого отключите автоподбор размеров по содержимому.

Щёлкните в любой из ячеек правой клавишей мыши, выберите пункт «Свойства таблицы», перейдите к «Параметрам» и снимите галочку в графе «Автоподбор размеров по содержимому».

Эта же опция спасёт вашу таблицу от коллапса, если вам необходимо заполнить некоторые ячейки изображениями: они впишутся в виде миниатюры вместо полномасштабного размера.

Есть что добавить? Пишите в комментариях.

Использование таблиц.

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках. На рис. 1 показано, как таблица Word выглядит на экране.

рис.1 Вид таблицы Word на экране

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек (создать таблицу на рис. 1 с использованием символов табуляции было бы довольно сложно). Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

Вставка таблицы в документ.

Чтобы создать таблицу в том месте, где находится курсор, достаточно нажать кнопку Вставить таблицу (Insert Table) на стандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующее количество квадратов, посредством которых Word обозначает число строк и столбцов в таблице:

Новая таблица состоит из строк и столбцов с пустыми ячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно, включите опцию Сетка(Gridlines) в меню Таблица(Table). Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Если в момент создания таблицы вы еще не знаете, сколько строк вам понадобится, просто создайте таблицу из одной строки. Можно очень легко добавить к концу таблицы новые строки во время ввода текста (однако с колонками дело обстоит чуть сложнее, так что постарайтесь указать их реальное количество).

Ввод текста в таблицу

Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ячейке и наберите его точно также, как в обычном абзаце. Обратите внимание на то, что при достижении правого края ячейки Word автоматически переносит текст и увеличивает высоту ячеек всей строки таблицы. Если нажать ENTER при наборе текста в ячейке, Word вставляет новый абзац внутри ячейки (каждая ячейка может содержать один или несколько абзацев). Для редактирования и форматирования текста в ячейках таблицы применяются стандартные приемы Word.

Чтобы переместить курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и воспользуйтесь клавишами со стрелками. Есть и другой способ перейти к следующей ячейке (в порядок строк таблицы) и выделить ее содержимое-клавиша ТАВ. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш SHIFT+TAB. Когда курсор находится в последней ячейке таблицы, нажатие клавиши ТАВ добавляет к таблице новую строку.

Чтобы вставить символ табуляции в ячейку таблицы, нажмите CTRL+TAB. Существует и некоторая странность- при вставке позиции табуляции по разделителю текст перемещается к ней медленно, даже не приходится вставлять символ табуляции в ячейку.

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцы или группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть таблицы. Ячейка, строка или столбец выделяются следующим образом:

После выделения одной ячейки, строки или столбца можно не отпускать мыши и перетаскиванием добавить дополнительные ячейки, строки или столбцы. Другой способ выделения группы расположенных рядом ячеек - установить курсор в ячейке и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, нажимать клавишу со стрелками. Если индикатор NUM LOCK на клавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с сочетанием клавиш ALT+5.

Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так:

Чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк.

Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установить курсор в любом месте строки, над которой вы хотите произвести добавление. Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки столько столбцов, сколько вы собираетесь вставить. Чтобы добавить один столбец необходимо выделить столбец справа от места вставки.

Нажмите кнопку Вставить строки (Insert Rows) или Вставитьстолбцы (Insert Columns) на стандартной панели инструментов.

Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки (Insert Cells). Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц.

Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки. В показанную ниже таблицу будут вставлены 2 строки.

В конце каждой ячейки Word хранит так называемый маркер ячейки, а в конце каждой строки- маркер конца строки. Эти маркеры можно сделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов. На этапе 1 приведенного выше алгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный фрагмент маркеры конца строк, независимо от того, видны они на экране или нет. Чтобы вставить столбец с правого края таблицы, необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец, состоящий из маркеров конца строк.

Как мы узнали ранее, можно вставить строку в конце таблицы, нажимая клавишу ТАВ в последней ячейке:

Выделите блок ячеек таблицы, количество и расположение которых совпадают с количеством и расположением вставляемых ячеек.

Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните на выделенном блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить ячейки. Word открывает окно диалога Вставка ячеек, изображенное на рис. 2

рис.2 Окно диалога Вставка ячеек

Включите опцию Со сдвигом вправо (Shift Cells Right), чтобы при вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо, или же опцию Со сдвигом вниз (Shift Cells Down), аналогично. Кроме того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row) или Вставить целый столбец(Insert Entire Column), чтобы вставить полные строки или столбцы-даже если в таблице были выделены лишь отдельные ячейки.

Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно выделить их и выполнить команду Удалить строки(Delete Rows), Удалить столбцы(Delete Columns) или Удалить ячейки(Delete Cells) в меню Таблица. Кроме того, можно щелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню эти же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк или столбцов, Word открывает окно диалога Удаление ячеек, в котором указывается перестановка ячеек таблицы после удаления выделения.

Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек (т. е. Находящийся в них текст или графику), но оставить сами ячейки, выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу DEL.

Регулировка размера ячеек

Ширина столбца в таблице изменяется перетаскиванием линий сетки.

Для регулировки ширины одной или нескольких ячеек столбца(а не всего столбца) выделите ячейки перед перетаскиванием. В одном столбце могут находиться разной ширины.

Можно заставить Word автоматически изменять ширину одного или нескольких столбцов по ширине находящегося в них текста. Для этого выделите столбец и сделайте двойной щелчок на крайней правой линии сетки в выделенном фрагменте.

Определенные клавиши, нажатые во время регулировки ширины столбца, влияют на то, как Word поступает с шириной ячеек справа от перетаскиваемой линии сетки:

Обратите внимание- при перетаскивании крайней левой линии сетки изменяется отступ, отделяющий выделенные строки таблицы от левого поля документа.

Word автоматически перетаскивает высоту строки таблицы под высоту содержащегося в них текста. Однако можно назначить строке минимальное или точное значение высоты командой Высота и ширина ячейки (Cell Height and Width) в меню Таблица. Все ячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.

Перемещение и копирование строк,

столбцов и ячеек

Чтобы переместить на новое место в таблице целые строки или столбцы, выделите их и мышью перетащите на новое место. Строки или колонки пропадают на своем бывшем месте и появляются на новом. Чтобы строки и столбцы копировались, а не перемещались, удерживайте нажатой во время перетаскивания клавишу CTRL. При выделении строк таблицы необходимо включать в выделение маркеры конца строк, в противном случае перемещается или копируется только содержимое ячеек.

Чтобы переместить содержимое ячеек таблицы, выделите ячейки и перетащите их в другое место. Word удаляет содержимое выделенных ячеек (оставляя их пустыми) и вставляет его в принимающие ячейки, уничтожая то, что в них было раньше. Чтобы скопировать содержимое ячейки, удерживайте при перетаскивании клавишу CTRL. Обратите внимание на то, что для перемещения или копирования содержимого ячеек не следует включать в выделенный фрагмент целые столбцы. В выделенный фрагмент могут входить все ячейки строки, но маркеры концов строк должны оставаться вне выделения.

Использование команд меню Таблица

Выше была описана работа с таблицами посредством стандартной панели инструментов, мыши и контекстных меню. Обычно эти интерактивные методы оказываются самыми быстрыми и удобными. Меню Таблица открывает альтернативные возможности для вставки и изменения таблиц; кроме того, оно позволяет выполнять некоторые дополнительные операции, которые невозможны при использовании интерактивных приемов. В таблице 3 указано назначение команд меню.

Команды меню Таблица и их действия

Команда меню Таблица	Описание
Вставить	Вставляет в документ новую таблицу или вставляет новые строки, столбцы или ячейки в существующую таблицу.
	Удаляет выделенные строки, столбцы или ячейки.
Объединить ячейки (MergeCells)	Объединяет соседние строки в одну ячейку.
Разбить ячейки (Split Cells)	Разделяет одну ячейку на две или более ячеек, находящихся в одной строке.
Выделить строку (Select Row)	Выделяет строку в таблице.
Выделить столбец (Select Column)	Выделяет столбец в таблице.
Выделить таблицу (Select Table)	Выделяет всю таблицу.
Автоформат (Autoformat)	Позволяет быстро изменить общий вид таблицы по образцу одного из стандартных форматов.
Высота и ширина ячейки	Позволяет настроить высоту, левый отступ и выравнивание строк, а также ширину столбцов и интервалы между ними.
Заголовки (Headings)	Помечает одну или несколько строк таблицы в качестве заголовков. Если внутри таблицы происходит разрыв страницы, Word повторяет заголовок в верхней части следующей таблицы.
Преобразовать в текст (Convert Table to Text)	Удаляет выделенную таблицу и преобразует содержащийся в ней текст в обычные абзацы. Если выделенный фрагмент находится за пределами таблицы, команда получает название Преобразовать в таблицу, В этом случае она создает таблицу и вставляет в нее выделенный текст.
Сортировка (Sort)	Сортирует содержимое строк таблицы.
Формула (Formula)	Вставляет в ячейку таблицы формулу.
Разбить таблицу (Split Table)	Разделяет таблицу на две и вставляет обычный текст между ними.
	Будучи установленной эта опция заставляет Word отображать на экране пунктирные линии сетки вокруг ячеек во всей таблице.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access.

Окно Правописание, в котором кнопкой Словари можно вызвать окно Вспомогательные словари, которые можно создавать и удалять. Это – пользовательские словари, которые представляют собой текстовый файл custom.dic, корректируемый прямо в текстовом редакторе. 2.14 Форматирование символов Гарнитура – это тип шрифта. Кегль – это размер шрифта. Кернинг – регулирование расстояния между символами в...

Tables.Item(i).AutoFormat(tformat, tappbrd, EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam); И еще об одном способе создания таблиц Людям, интересующимся работой с MS Word, возможно, тоже попадались в интернете компоненты, превращающие в таблицу соответствующим образом отформатированный текст. Вот мы как раз и разберемся, как же они устроены...

Метод. Выделить рисунок, уже вставленный в документ Word, можно быстрее всего щелчком мыши на полосе выделения. Полоса выделения расположена слева от текста на каждой странице документа Word. Упражнение 5 Копирование текста. Набрать приведенный ниже текст, соблюдая оформление, и установив параметры: Отступ слева - 1 см справа - 1 см Первая строка - выступ...

И так, для начала я Вам предлагаю разобраться по подробнее, что из себя представляет таблица в MS Word. Не рекомендую пропускать этот параграф, так как в нем рассмотрены некоторые понятия, знание которых в дальнейшем важно для хорошего понимания материала.

Для примера, рассмотрим самую простую таблицу, не больших размеров, самый простой вариант.

ячейка 1	ячейка 1.2	ячейка 1.3
ячейка 2	ячейка 2.2	ячейка 2.3
ячейка 3	ячейка 3.2	ячейка 3.3
ячейка 4	ячейка 4.2	ячейка 4.3
...	...	...

Таблица №1

Первое, с чем нам предстоит работать, это столбцы , строки и ячейки .

Что такое строка или столбец на рисунке все доступно показано.

Ячейка таблицы - это любой элемент на пересечении строки и столбца. Обе таблицы имеют размер 3х5, т.е. 3 столбца и 5 строк. Замете, что это простая таблица, в сложной всегда имеется объединенные ячейки и применено форматирование.

Перейдем непосредственно к созданию таблицы. К примеру нам необходимо создать таблицу наполнить ее содержимым, и чтобы в итоге она имела следующий вид:

Первое, что необходимо посмотреть, что в таблице имеются большие ячейки и маленькие.

В самом верху у нас есть ячейка "Дни недели", обратите внимание на то, что эта ячейка занимает всю строку. В самой нижней строке, так же имеется ячейка, которая больше остальных. Обратите внимание на то, что часть ячеек выделена цветом.

Чтобы создать такую таблицу , нам в первую очередь надо знать сколько у нее столбцов и строк.
7 столбцов и 7 строк

Запускаем редактор MS Word и начинаем работать с таблицами.

Для создания таблицы необходимо выбрать вкладку "Вставка" нажать на значек "Таблица" и проводя курсором над кубиками выбрать нужный размер таблицы, в нашем случае это 7 на 7, если необходим другой размер и кубиков не хватает, то выбираем не кубики, а под ними пункт "вставить таблицу" и вводим значения колличества строк и ячеек в появившемся окне, а потом нажимаем "ок"

Следующий шаг, это объединение ячеек, одна из которых вверху "Дни недели", а другая внизу в правой части таблицы (пустая)

Объединение ячеек

Чтобы объединить ячейки таблицы, необходимо их выделить (поставте курсот в самую верхнию левую ячейку и нажмите там левой кнопкой мыши и тяните в бок курсор, ячейки начнут выделяться, потом просто отпустите ) после этого кликние правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и выберите пункт "Объединить ячейки". Тоже самое проделайте с нижней строкой, только обратите внимание, что там надо выделить не все ячейки, а часть и так же объеденить. Таким образом, в программе MS Word выделенные ячейки объединяются.

Теперь заполоните каждую ячейку текстом как показано на рисунке "Заметки на январь месяц".

Для того чтобы выделить ячейки цветом (это у нас выходные дни) выделите их (так же как перед объединением) и кликните правой кнопкой по выделенному, выбрав пункт "Границы и заливка"

На этом все, остальные элементы мы проходили ранее. Изменение цвета текста, сделать его жирным или больше шрифтом все рассматривалось в уроках ранее. () Советую уделить внимание отдельной обобщенной теме " "

Использование таблиц.

Форматирование абзаца

Сочетание клавиш

Комментарий

Увеличение левого отступа абзаца

Отступ перемещается к следующей позиции табуляции

Уменьшение левого отступа абзаца

CTRL + SHIFT + M

Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции

рис.1 Вид таблицы Word на экране

Вставка таблицы в документ.

Чтобы создать таблицу в том месте, где находится курсор, достаточно нажать кнопку Вставить таблицу (Insert Table) на стандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующее количество квадратов, посредством которых Word обозначает число строк и столбцов в таблице:

Новая таблица состоит из строк и столбцов с пустыми ячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно, включите опцию Сетка(Gridlines ) в меню Таблица(Table ). Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Совет

Ввод текста в таблицу

Совет

Чтобы вставить символ табуляции в ячейку таблицы, нажмите CTRL + TAB . Существует и некоторая странность- при вставке позиции табуляции по разделителю текст перемещается к ней медленно, даже не приходится вставлять символ табуляции в ячейку.

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так:

1. Чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк.

2. Нажмите кнопку Вставить строки (Insert Rows ) или Вставить столбцы (Insert Columns ) на стандартной панели инструментов.

Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки (Insert Cells ). Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки . За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц.

Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте таблицы правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки . В показанную ниже таблицу будут вставлены 2 строки.

В конце каждой ячейки Word хранит так называемый маркер ячейки, а в конце каждой строки- маркер конца строки. Эти маркеры можно сделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов. На этапе 1 приведенного выше алгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный фрагмент маркеры конца строк, независимо от того, видны они на экране или нет. Чтобы вставить столбец с правого края таблицы, необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец, состоящий из маркеров конца строк.

Как мы узнали ранее, можно вставить строку в конце таблицы, нажимая клавишу ТАВ в последней ячейке:

1. Выделите блок ячеек таблицы, количество и расположение которых совпадают с количеством и расположением вставляемых ячеек.

2. Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните на выделенном блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить ячейки . Word открывает окно диалога Вставка ячеек , изображенное на рис. 2

рис.2 Окно диалога Вставка ячеек

3. Включите опцию Со сдвигом вправо (Shift Cells Right ), чтобы при вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо, или же опцию Со сдвигом вниз (Shift Cells Down ), аналогично. Кроме того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row ) или Вставить целый столбец(Insert Entire Column ), чтобы вставить полные строки или столбцы-даже если в таблице были выделены лишь отдельные ячейки.

Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно выделить их и выполнить команду Удалить строки(Delete Rows ), Удалить столбцы(Delete Columns ) или Удалить ячейки(Delete Cells ) в меню Таблица . Кроме того, можно щелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню эти же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк или столбцов, Word открывает окно диалога Удаление ячеек , в котором указывается перестановка ячеек таблицы после удаления выделения.

Регулировка размера ячеек

Ширина столбца в таблице изменяется перетаскиванием линий сетки.

Совет

Нажатая во время перетаскивания клавиша

Действия Word

Пропорционально изменяет ширину всех ячеек справа, без изменения общей ширины столбца.

Изменяет только ширину ячеек, находящихся вплотную справа, без изменения общей ширины таблицы.

Устанавливает равную ширину для всех ячеек справа, без изменения общей ширины таблицы.

Shift+Ctrl

Не меняет ширину ячеек справа. Изменяется общая ширина таблицы.

Word автоматически перетаскивает высоту строки таблицы под высоту содержащегося в них текста. Однако можно назначить строке минимальное или точное значение высоты командой Высота и ширина ячейки (Cell Height and Width ) в меню Таблица . Все ячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.

Перемещение и копирование строк,

столбцов и ячеек

Использование команд меню Таблица

Выше была описана работа с таблицами посредством стандартной панели инструментов, мыши и контекстных меню. Обычно эти интерактивные методы оказываются самыми быстрыми и удобными. Меню Таблица открывает альтернативные возможности для вставки и изменения таблиц; кроме того, оно позволяет выполнять некоторые дополнительные операции, которые невозможны при использовании интерактивных приемов. В таблице 3 указано назначение команд меню.

Команды меню Таблица и их действия

Команда меню Таблица

Описание

Вставить

Вставляет в документ новую таблицу или вставляет новые строки, столбцы или ячейки в существующую таблицу.

Удалить

Удаляет выделенные строки, столбцы или ячейки.

Объединить ячейки (MergeCells)

Объединяет соседние строки в одну ячейку.

Разбить ячейки (Split Cells)

Разделяет одну ячейку на две или более ячеек, находящихся в одной строке.

Выделить строку (Select Row)

Выделяет строку в таблице.

Выделить столбец (Select Column)

Выделяет столбец в таблице.

Выделить таблицу (Select Table)

Выделяет всю таблицу.

Автоформат (Autoformat)

Позволяет быстро изменить общий вид таблицы по образцу одного из стандартных форматов.

Высота и ширина ячейки

Позволяет настроить высоту, левый отступ и выравнивание строк, а также ширину столбцов и интервалы между ними.

Заголовки (Headings)

Помечает одну или несколько строк таблицы в качестве заголовков. Если внутри таблицы происходит разрыв страницы, Word повторяет заголовок в верхней части следующей таблицы.

Преобразовать в текст (Convert Table to Text)

Удаляет выделенную таблицу и преобразует содержащийся в ней текст в обычные абзацы. Если выделенный фрагмент находится за пределами таблицы, команда получает название Преобразовать в таблицу, В этом случае она создает таблицу и вставляет в нее выделенный текст.

Сортировка (Sort)

Сортирует содержимое строк таблицы.

Формула (Formula)

Вставляет в ячейку таблицы формулу.

Разбить таблицу (Split Table)

Разделяет таблицу на две и вставляет обычный текст между ними.

Сетка

Будучи установленной эта опция заставляет Word отображать на экране пунктирные линии сетки вокруг ячеек во всей таблице.

Литература

1. М. Хелворсон, М. Янг “Эффективная работа с Microsoft Office”

2. Р.Борланд “ Эффективная работа с Microsoft Word “

1. Техническая документация по работе с текстовым процессором Word (издательство Microsoft Press)

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Категории

Популярное