Выпадающее окно в excel. Создание раскрывающегося списка
Всем привет, дорогие друзья и гости моего блога. И снова с вами я, Дмитрий Костин, и сегодня мне хочется еще рассказать вам об экселе, а точнее об одной замечательной фишке, которую я теперь всегда применяю. Сталкивались ли вы с ситуацией. когда заполняете таблицу и в каком-нибудь столбце нужно постоянно вводить одно из нескольких значений. Эээээ. Давайте лучше расскажу вам на примере.
Допустим, когда я создавал таблицу учета компьютерного оборудования (еще давно) у себя на работе, то чтобы сделать весь процесс работы более удобным и быстрым, я делал выпадающий список в определенных столбцах и вставлял туда определенные знaчения. И когда я заполнял столбец «Операционная система» (А ведь не на всех компах она одна и та же), то я забивал не сколько значeний (7, 8, 8.1, 10), а потом просто выбирал это всё одним нажатием кнопки мыши.
И таким образом уже не нужно вбивать в кажую ячейку версию винды, или копировать из одной ячейки и вставлять в другую. В общем не буду вас томить, давайте лучше приступим. Давайте я покажу вам, как создать выпадающий список в excel, используя данные c другого листа. Для этого создадим некоторую табличку, к которой мы сможем это применить. Я буду делать это в 2013 версии, но для других версий процесс идентичный, так что не переживайте.
Подготовка
Основные действия
Теперь точно таким же образом поработайте с графами «Фамилия специалиста»
и «Итог устранения»
, после чего снова вернитесь на главный лист и начинайте полноценно работать с таблицей. Вы сами увидите как это здорово и удобно, когда можно выбрать данные из доступных заранее подготовленных значений. Благодаря этому рутинное заполнение таблиц облегчается.
Кстати в таких документах для более удобного отображения лучше . Тогда будет вообще всё круто.
Ну а на сегодня я свою статью заканчиваю. Я надеюсь, что то, что вы сегодня узнали пригодится вам при работе в экселе. Если статья вам понравилась, то конечно же не забудьте подписаться на обновления моего блога. Ну а вас я с нетерпением буду снова ждать на страницах моего блога. Удачи вам и пока-пока!
С уважением, Дмитрий Костин
Добрый день, уважаемый читатель!
В этой статье, я хотел бы поговорить о том, что такое выпадающий список в ячейке, как его сделать, ну и соответственно для чего же он нужен?
Это список закреплённых значений, которые доступны только с указанного диапазона значений. Это означает, что в указанную вами ячейку могут попасть данные только соответствующие значениям заданного диапазона, данные, которые не соответствуют – вводиться, не будут. В ячейке появляется возможность выбора значений, которые предлагает фиксированный список в ячейке.
Ну что же, рассмотрим создание выпадающих списков и для чего же это нужно:
Я лично постоянно использую выпадающий список по всем 3 причинам. И она значительно упрощает мне работу с данными, я сознательно сокращаю к 0% возможность при введении первичных данных.
Ну вот 2 вопроса, что и для чего, я рассказал, а вот о том, как это сделать ниже и поговорим.
А делать выпадающий список в ячейке будем в несколько этапов:
1. Определяем диапазон ячеек, в которых мы будем создавать фиксированный список.
2. Выделяем нужный нам диапазон и в меню выбираем пункт “Данные” — “Проверка данных” , в появившемся контекстном окне выбираем из указанного выбора пункт “Список” .
3. В разблокированной ниже строке указываем диапазон данных, которые должны быть у нас в выпадающем списке. Нажимаем “Ок” и работа сделана.
В более старых версиях Excel, нет возможности формировать выпадающий список в ячейкеиспользуя данные других листов, поэтому имеет смысл создавать списки в том же листе и прятать их . Также при необходимости вы можете сформировать с вертикального списка – горизонтальный с помощью возможности .
А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!
Прогресс человечества основывается на желании каждого человека жить не по средствам
Сэмюэль Батлер, философ
Многие пользователи даже не догадываются, что всем известный табличный редактор Excel обладает такими функциями и имеет такие инструменты, которые далеко выходят за рамки основной цели использования программы - редактирования таблиц. В этой статье будет рассказано об опции выбора из Другими словами, расскажем, как создавать выпадающие списки в ячейках таблицы.
Способ 1: создаем дополнительный список
Если вы хотите сделать в ячейке Excel список выбора, то проще всего воспользоваться этим способом, подразумевающим простое создание выпадающего списка. Кстати, будет рассказано о двух его вариациях, поэтому прочтите до конца, чтобы во всем разобраться.
Шаг 1: подготавливаем данные
Предварительно необходимо в отдельном диапазоне ячеек создать таблицу с данными, которые будут в будущем находиться в выпадающем списке. Разберем все на примере продуктов. Итак, мы имеем список из семи товаров, если быть точнее, то продуктов. Эту табличку мы создадим чуть правее от основной таблицы, в рамках которой будут созданы выпадающие списки.
Если вы не хотите, чтобы таблица с данными находилась на том листе, что и основная, вы можете создать ее на отдельном листе. Роли это не сыграет.
Шаг 2: вводим имя диапазона
Чтобы использовать опцию выбора из списка в Excel, предварительно надо ввести имя диапазона с данными для будущего списка. Делается это довольно просто:
- Выделите ячейки, в которых находятся в данном случае наименования товаров.
- Нажмите правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделению.
- Выберите из меню опцию «Присвоить имя».
- В появившемся окне в поле «Имя» введите название диапазона. Оно может быть абсолютно любым.
- Нажмите «ОК».
Второй шаг выполнен. Созданный нами только что диапазон ячеек облегчит создание списка в будущем.
Шаг 3: делаем выпадающий список
Теперь можно переходить непосредственно к использованию опции выбора из списка в Excel. Делается это следующим образом:
- Выделите нужный диапазон ячеек, в котором будут располагаться выпадающие списки.
- Перейдите на вкладку «Данные».
- В группе инструментов «Работа с данными» нажмите по кнопке «Проверка данных».
- В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» значение «Список».
- Введите в поле «Источник» название ранее созданного диапазона ячеек, предварительно поставив знак равенства. В нашем случае - «=Продукты».
- Нажмите «ОК».
Сразу после этого в выбранных ячейках появятся выпадающие списки. Это был первый способ его создания, перейдем ко второму.
Способ 2: создание выпадающего списка через меню «Разработчика»
Вполне возможно, что предыдущая инструкция показалась вам непонятной, и вы столкнулись с трудностями при создании в ячейке таблицы элемента выбора значения из списка в Excel. Второй метод реализации может стать достойной альтернативой.
Как создать выпадающий список в ячейке листа при помощи меню «Разработчика»? Как и в предыдущий раз, для лучшего понимания все действия будут поделены на этапы.
Шаг 1: включаем меню «Разработчика»
Итак, в первую очередь необходимо активировать меню «Разработчика», так как по умолчанию его нет среди прочих вкладок.
- Нажмите по кнопке «Файл».
- Нажмите по кнопке «Параметры».
- В появившемся одноименном окне перейдите в раздел «Настройка ленты».
- В области «Основные вкладки» установите отметку напротив пункта «Разработчик».
- Нажмите «ОК».
Нужная панель инструментов активирована, теперь можно приступать к созданию списка.
Шаг 2: вставляем выпадающий список
Нужно создать непосредственно сам элемент «Выпадающий список». Для этого:
- Перейдите на добавленную вкладку «Разработчик».
- На листе создайте список товаров, который будет использоваться для создания выпадающего списка.
- Нажмите по кнопке «Вставить» и в дополнительном меню выберите пункт «Поле со списком».
- Кликните по той ячейке, где будет располагаться сам список.
Уже на этом этапе нужный элемент появится, но, если нажать по нему, откроется пустой список. Соответственно, надо добавить в него продукты.
Шаг 3: задаем необходимые параметры
Чтобы добавить в выпадающий список пункты, необходимо:
- На панели инструментов нажать по кнопке «Режим конструктора».
- Затем нажать кнопку «Свойства элемента управления», располагающуюся рядом.
- В появившемся окне со свойствами в графе ListFillRange введите диапазон ячеек, в котором находятся пункты будущего выпадающего списка.
- Теперь нажмите ПКМ по выпадающему списку и в меню выберите «Объект ComboBox», а в подменю Edit.
Сразу же после этого в выпадающий список будут внесены указанные пункты. Вот так просто можно выполнить выбор из списка в Excel вторым методом.
Способ 3: создание связанного списка
Для выбора нескольких значений выпадающий список в Excel подходит лучше всего, но порой бывает потребность во взаимосвязи нескольких таких списков. К счастью, программа это позволяет делать, и далее будет предоставлена подробная пошаговая инструкция с детальным описанием всех действий.
Шаг 1: создаем дополнительный список
Первостепенно необходимо создать основной выпадающий список. На этом долго останавливаться не будем, так как конструкция полностью аналогична той, что была описана в первом способе. Скажем только, что связывать мы будем наименование товара с его весом. Рекомендуется создать наименование диапазонов с мерами товаров (г, кг, мл, л).
Шаг 2: Связываем первый список со вторым
Ну а теперь перейдем непосредственно к основному - к созданию второго элемента «Выбора из списка» в Excel, который будет связан с первым.
- Установите курсор в той ячейке, где будет располагаться второй список.
- Откройте окно «Проверки вводимых значений», нажав на вкладке «Данные» по кнопке «Проверка данных».
- В появившемся окне на вкладке «Параметры» выберите из выпадающего списка «Тип данных» пункт «Список».
- В поле для ввода «Источник» введите формулу «ДВССЫЛ», ссылающуюся на первый список. В данном случае она будет выглядеть следующим образом: «=ДВССЫЛ($B3)».
- Нажмите «ОК».
Второй список создан. Он привязан к первому, что означает, что, выбрав значение в данном случае продукта, вам необходимо будет выбрать также и его меру. Чтобы не создавать такие же списки в других ячейках, выделите уже добавленные и потяните за нижний правый угол выделения вниз, тем самым заполнив все нужные ячейки.
Заключение
Опция выбора из списка в Excel довольно полезна, это можно было понять из всего вышесказанного. Но куда важнее то, что для ее создания не требуется обладать глубокими знаниями в использовании табличного процессора. Тем более есть даже три способа реализации данной функции, а с помощью описанных инструкций у вас не должно возникнуть особых проблем при их выполнении.
Здравствуйте, друзья. Когда Вы заполняете таблицы данными, перечень которых определен заранее, было бы удобно не писать их вручную, а выбирать мышью из выпадающего списка. Такой подход экономит время и минимизирует вероятность ошибки.
Приведу пример. Вы занимаетесь учетом расходов офиса, связанных с его хозяйственной деятельностью. Ваша таблица выглядит так:
Сейчас Вы вносите категории и виды расходов вручную. А значит, можете случайно ошибиться в написании. Вроде бы, ничего страшного, но если потом придется оценивать расходы с помощью сводной таблицы, ошибки исказят результат, придется исправлять.
Подробнее о сводных таблицах читайте .
Создание раскрывающегося списка
Давайте построим перечни категорий и видов расходов, чтобы на их основании сделать выпадающие списки. Вынесем их в отдельную таблицу.
Теперь воспользуемся инструментом Проверка данных , чтобы сделать выбор из списка. Как это работает, я описывал . Действуем по алгоритму:
Теперь Вы сможете выбрать нужные пункты из раскрывающегося списка и не ошибетесь с написанием.
Правда, остались нюансы. Мы не контролируем соответствие выбранной категории и вида расходов. Например, можно выбрать категорию «Канцелярия » и вид – «Кофе ». Этого нельзя допускать. Усовершенствуем проверку данных, сделаем списки, зависимые от значения другой ячейки.
Создание зависимого списка в Экселе
Задача: когда мы выбираем категорию – в списке видов расходов должны быть лишь те, которые относятся к этой категории. Решение может показаться сложным, но это не так. Я постараюсь пояснить его максимально просто.
Cтруктурируем нашу таблицу видов расходов:
Теперь виды расходов разбиты по колонкам, соответствующим каждой из категорий. Далее мы будем использовать функцию ДВССЫЛ(текст) . Что она делает? Она пытается преобразовать введенный текст в ссылку на ячейки. Что будет, если записать такую формулу: =СУММ(ДВССЫЛ(«F1:F5»)) . Функция ДВССЫЛ распознает текст «F1:F5» , как диапазон ячеек и вернет его. А функция СУММ – просуммирует все значения в этом диапазоне.
То же самое произойдет, если мы диапазону «F1:F5» присвоим имя. Например, «структура». Формула =СУММ(ДВССЫЛ(«структура»)) даст аналогичный результат. Именно этой возможностью мы и воспользуемся.
Чтобы больше узнать об именовании ячеек, прочтите . Рекомендую это сделать, имена – удобный и практичный инструмент.
Дадим имена всем столбцам с исходными данными. При этом, диапазон с видами должен именоваться точно так же, как и его категория. Например, диапазону J4:J8 дадим имя «Канцелярия ». Именуем:
Теперь, если кликнуть Формулы – Определенные имена – Диспетчер имен – можно увидеть все заданные имена. Если Вы где-то ошиблись, или список изменился, в этом окне можно внести исправления.
Еще раз настраиваем проверку данных:
Если все еще не понятен принцип, опишу по пунктам, как теперь будет работать наша таблица:
- С помощью обычного списка, в столбце B выбираем категорию товаров. Например, «Питание »
- Слово «Питание » попадает, как источник данных в столбец C , т.е. в виды расходов
- У нас есть диапазон данных L4:L8 , который называется Питание . Функция ДВССЫЛ это определяет и заменяет на слово «Питание » на диапазон L4:L8
- Теперь этот диапазон будет источником для списка вида расходов
Все перечисленное подтверждаю изображением ниже:
Как видите, список видов расходов заполнился не всем перечнем, а только теми пунктами, которые принадлежат выбранной категории «Питание». Именно этого мы и добивались.
Думаю, Вы разобрались, как сделать зависимый список в Excel. Если не разобрались – пишите комментарии. А я статью закончил, продуктивной Вам работы!
Раздел 3. Работа с группами таблиц
Понятие списка в Excel
Списком называется таблица Excel , которая состоит из одного и более столбцов. Столбцам списка присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Все ячейки в столбце имеют один и тот же формат данных, поэтому все строки или, как их еще называют записи, однотипны.
Фамилия | Возраст | Пол |
Петухова | ||
Петров | ||
Зайцева | ||
Морев | ||
Иванов | ||
Петрова |
Рис. 1. Пример списка Excel
В приведенной таблице Excel данные в первом и в третьем столбце имеют текстовый формат, а данные во втором столбце – числовой. Названия полей списка должны быть помещены в одну ячейку. Данные списка и другие данные на этом же листе должны быть отделены, по крайней мере, одной пустой ячейкой, то есть они не должны соприкасаться. Список Excel является типичной базой данных и к нему применимо большое число специфичных операций. Большинство таблиц, с которыми работают пользователи Excel , являются списками или могут быть приведены к виду списка. Так, если таблица, показанная на рис.2 создавалась для каждой группы студентов, то их можно было бы объединить в одну таблицу, которая также была бы списком, добавив еще одно поле «Группа».
Группа | Фамилия | Возраст | Пол | Рост | Вес |
99-л-3 | Петухова | ||||
99-л-3 | Петров | ||||
99-л-3 | Зайцева | ||||
97-л-1 | Попов | ||||
97-л-1 | Козлов |
Рис.2.Объединение таблиц в список
Работа со списками в Excel
Большинство операций, предназначенных для работы со списками, сосредоточены в меню «Данные». Если список создан правильно, то достаточно выделить одну из ячеек внутри списка и нажать нужную команду в меню «Данные». Excel автоматически определит границы вашего списка.
Рис. 2. Раскрытое меню «Данные»
Пункт «Сортировка» позволяет осуществить сортировку по выбранному критерию по одному или, в порядке приоритета, по двум или даже трем полям списка.
Рис.3.Двухступенчатая сортировка списка
«Фильтр» дает возможность показывать только те записи в списке, которые удовлетворяют некоторому критерию. Так установка пользовательского автофильтра, показанная на рис.3, отобразит в списке только фамилии оканчивающиеся на буку «в».
Рис3. Использование пользовательского автофильтра
Пункт «Форма» дает возможность быстрого ввода данных в список. Пункт «Итоги» позволяет подвести суммирующие итоги под данными каждой группы в списке. На рис.4 показано диалоговое окно подведения итогов, а на рис.5 результат выполнения этой операции.
Рис.4. Подведение итогов
Группа | Фамилия | Возраст | Пол | Рост | Вес |
99-л-3 | Петухова | ||||
99-л-3 | Петров | ||||
99-л-3 | Зайцева | 19 | |||
99-л-3 Всего | |||||
97-л-1 | Попов | ||||
97-л-1 | Козлов | 19 | |||
97-л-1 Всего | |||||
Общий итог |
Рис.5.Результат от подведения итогов
«Консолидация» позволяет подвести итоги по нескольким однотипным таблицам. Возможности пунктов «Консолидация» и «Итоги» полностью перекрываются мощным механизмом построения сводных таблиц Excel .
Пункт «Группа и структура» применим не только к спискам Excel и позволяет изменять уровни детализации представления информации на листе Excel . Чтобы создать простейшую структуру на листе можно выделить несколько столбцов или строк и нажать пункт «Группировать».
Рис.6.Создание структуры
Над листом появится дополнительная полоска со значком квадрата . Нажатие на этот знак скроет столбцы, над которыми проведена черная линия. Если выделить столбцы под черной линией и вновь выбрать пункт «Группировать», то будет сделана двухуровневая структура. Аналогичным образом можно группировать и строки.
Рис 7. Результат проведения операции группирования
Создание структуры дает возможность просматривать на одном экране большие таблицы Excel , скрывая ненужные в данный момент данные.
Сводные таблицы Excel
Сводные таблицы позволяют осуществлять групповые операции над данными, находящимися либо в списках, либо в нескольких диапазонах консолидации, либо во внешних базах данных. При нажатии на пункт «Сводная таблица» в меню «Данные» возникает первое диалоговое окно мастера построения сводных таблиц (см. рис.8).
Рис.8. Мастер сводных таблиц –шаг1.
Для обработки списка нужно выбрать первую из предложенных опций и перейти на второй шаг мастера. На втором шаге необходимо выбрать обрабатываемый список и перейти к третьему шагу. На третьем шаге мастера (см. рис.9.) появится конструктор обработки данных списка.
Рис.10.Мастер сводных таблиц – шаг 3.
Для конструирования групповой операции над одним из полей списка, нужно перетащить мышкой название соответствующего поля в область «Данные». Так, чтобы получить суммарный вес, нужно перетащить в область «Данные». Области «Строка», «Столбец» и «Страница» позволяют получить кроме суммарного применения групповой операции по всем записям списка еще и частичные групповые операции над записями с одинаковыми значениями полей, выбранных в области. Так, чтобы получить не только суммарный вес всех людей, но и вес людей в каждой группе, нужно перетащить в область «Строка». На рис. 11 показан результат описанного перетаскивания.
Рис.11. Конструирование групповой операции по полю «Вес»
Для удаления любого поля из области конструктора нужно просто потянуть за него мышкой и вытащить за пределы данной области.
Нажав на кнопку «Далее» можно перейти на четвертый шаг мастера. На четвертом шаге нужно выбрать лист, в который будет помещена сводная таблица. Здесь можно выбрать создание сводной таблице на новом листе и завершить работу мастера. Полученная сводная таблица отображена на рис.12.
Рис.12.Сводная таблица, полученная в результате работы мастера
Для возврата в мастер сводных таблиц для изменения запроса на групповую операцию служит кнопка на панели «Сводные таблицы». Изменим запрос, добавив поле «Фамилия» в область данных. Сводная таблица примет вид, показанный на рис.13.
Рис.13. Сводная таблица с групповой операцией по полю «Фамилия»
Вновь вернемся в мастер сводных таблиц и добавим поле «Пол» в область «Столбец», а поле «Возраст» в область «Страница». Полученная сводная таблица показана на рис 14.
Рис.14.Результирующая сводная таблица
Область «Страница» отличается от областей «Строка» и «Столбец» тем, что дает возможность либо осуществить групповую операцию сразу по всем значениям поля, либо по одному выбранному значению. В приведенном примере было выбрано значение «19».
Задание
Преобразовать таблицу, показанную ниже, в список или списки Excel . На основании сводных таблиц определить:
1.Площадь предприятий, подлежащих реконструкции по районам;
2.Число предриятий, подлежащих реконструкции по видам деятельности;
3.Суммарную площадь и число предприятий по направлениям;
4.Все вышеперечисленное в одной сводной таблице.
Список предприятий, подлежащих реконструкции | |||
Аэропорт | |||
Бытовое обслуживание | |||
Организация | Вид деятельности | Площадь |
|
ООО Успех | Химчистка | ||
ЗАО Удача | Парикмахерская | ||
ООО Игрок | Химчистка | ||
Торговля | |||
ООО Фиалка | Цветы | ||
ЗАО Бублик | Хлеб | ||
ООО Ирис | Цветы | ||
Сокол | |||
Бытовое обслуживание | |||
ООО Ботинок | Ремонт обуви | ||
ООО Волос | Парикмахерская | ||
Торговля | |||
ООО Мороз | Бытовая техника | ||
ЗАО Калач | Хлеб | ||
ООО Роман | Книги | ||
ЗАО Селедка | Рыба |
|